良好的项目管理正在成为企业提供高质量项目服务的重要保障,无论是近些年热度不断攀升的PMO管理模式,还是逐渐涌现的各类项目系统,都在印证这一观点。
那么如何用无代码分配管理项目任务,助力管理提效?
常规来说,项目管理的流程中有三个核心板块内容:项目信息录入、项目任务分配与任务执行记录,其中的重难点在于:
- 如何实现单次分配多项任务并分发到指定负责人?
- 项目执行情况如何能够更新回到总表进行汇总?
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由此,本文将带大家用轻流无代码开发平台搭建一个项目管理系统。(感兴趣的朋友可以跟随步骤,免费搭建体验)
系统概览:
项目需求方通过【项目信息录入】应用录入项目信息,项目Leader在【项目任务分配】应用中调取指定项目并选择项目负责人,项目信息自动同步到【任务执行】应用,并由项目负责人制定执行人,执行人定期更新项目状态交由主管审核,通过的更新情况,回调更新在【项目任务分配】总表中。
STEP1 搭建【项目信息录入】应用
1、搭建【项目信息录入】应用,包含如下字段:
单行文本:「项目名称」、「联系人姓名」
成员字段:「项目负责人」
电话字段:「联系方式」
多行文字:「项目简介」
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2、通过表头中编号格式设置自定义项目编号例如XM-20220831-00001
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由此,项目Leader就可以在【项目任务分配】应用中快速调取项目数据并进行项目任务分配了。
STEP2 搭建【项目任务分配】应用
1、搭建【项目任务分配】表单,包含如下字段:
数据关联:「项目名称」
单行文本:「项目编号」
成员字段:「项目负责人」、「任务制定人」
日期字段:「制定日期」
表格字段:包含⬇️
- 单行文本:「任务名称」、「完成状态」、「是否超时」
- 日期字段:「计划完成日期」、「实际完成日期」
- 成员字段:「负责人」、「执行人」
- 多行文字:「备注」
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2、「项目名称」使用数据关联字段,关联应用【项目信息录入】中的「项目名称」字段
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3、「项目编号」使用单行文字,设置关联已有数据,关联应用【项目信息录入】中的系统字段【编号】,筛选条件为两个应用中的项目名称相同
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4、「项目负责人」使用成员字段,设置关联已有数据,关联应用【项目信息录入】中的字段「项目负责人」,筛选条件:两个应用中的项目名称相同
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5、「任务制定人」使用成员字段,设置默认内容-动态-当前用户
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6、「制定日期」使用日期字段,设置公式为CURDATE()
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7、表格子字段中「执行人」「实际完成日期」「完成状态」「是否超时」在任务执行完成后进行数据更新,因此在应用的申请人节点不必出现,可将以上四个子字段进行隐藏
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8、添加Q-Robot添加数据节点,将图中字段内容向目标应用【任务执行】中进行添加,表格中的每一条任务会在应用【任务执行】中形成一条数据(本操作可在搭建完任务执行应用后设置)
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设置完成后,项目分配数据就可以被自动发送到【任务执行】应用中,生成记录与代办,供指定项目负责人指派执行人进行项目跟进了。
STEP3 搭建【任务执行】应用
1、搭建【任务执行】应用表单,用以接收【项目任务分配】应用通过Q-Robot添加数据添加过来数据,包含如下字段:
单行文字:「项目名称」、「项目编号」、「任务名称」
成员字段:「项目负责人」、「任务制定人」、「任务负责人」
日期字段:「计划完成日期」
多行文字:「备注」
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2、为表单添加如下字段,进行任务执行人指派与任务状态更新:
成员字段:「任务执行人」
单项选择:「完成状态」(默认未完成)
日期字段:「实际完成日期」(设置公式CURDATE())
单行文字:「是否超时」
附件字段:「上传附件」
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3、「是否超时」字段设置公式函数进行判定
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4、申请人节点中,将「任务执行人」「完成状态」「实际完成日期」「是否超时」「附件上传」字段隐藏
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5、添加审批节点命名为「分配执行人」,设置该节点负责人为动态调取表单中的「项目负责人」字段,设置「任务执行人」字段可编辑,隐藏「完成状态」「实际完成日期」「是否超时」「附件上传」字段
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6、新增审批节点命名为「任务审核」,设置该节点负责人为动态调取表单中的「任务执行人」字段,设置「完成状态」「附件上传」字段可编辑,其余字段仅可见
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7、新增审批节点为「负责人审核」,节点负责人为动态调取表单中「项目负责人」字段,节点设置字段【完成状态】可编辑,其他字段设置仅可见
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8、新增Q-Robot自动更新节点,向【项目任务分配】应用中的「任务清单」表格更新执行情况,筛选条件为两应用中项目编号及任务名称相等
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至此我们就搭建好了这样一个项目管理系统的基本框架,围绕这个框架,你也可以结合自己的情况做类似如下的调整:
- 完善各应用中需要收集的信息字段,例如完成情况、原因说明、执行备注等等
- 对于需要周期更新项目状态的情况,也可以使用流程外Q-Robot设置周期提醒、添加数据等
- 围绕任务执行人、项目负责人、项目Leader设计生成不同权限内容的报表,并将他们分别放在各自门户中
- 搭配辅助更新应用、门户组件与自定义按钮,让项目执行人可以在门户中处理代办,点击查看某条数据时发起数据更新
文中使用的无代码系统搭建平台为:轻流无代码开发平台
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