供应商高效协同管理指南,看这一篇就够了!

在“降本增效”为主旋律的市场环境下,与供应商保持紧密协同,严格把控成本、降低风险成为企业关注的重点之一。但多数企业在供应商管理中都面临以下难题:

1、内外协同困难

  • 采供双方沟通频繁但效率低,信息易出错;
  • 采购过程涉及多部门,协同内容多,审批流程长,信息同步慢。

2、供应商管理难

  • 缺乏有效绩效考核体系与分级管理体系;
  • 供应商数量多,难以跟踪覆盖管理每一家供应商的全生命周期。

3、成本把控难

  • 价格信息获取渠道单一,难以及时掌握市场动向与供应商情况;
  • 需求部门多,采购需求零散,需求信息不对称。

4、风险管控难

  • 难以及时识别和管控供应商相关风险,如供货风险、质量风险、价格风险等,无法及时采取应对措施。

为解决难题,轻流凭借自身擅长的无代码技术,搭建了一套“供应商协同管理系统”方案模版,包括供应商全生命周期管理、采购需求管理、采购寻源、合同管理、采购业务管理,帮助企业提升采供内外协同能力,实现降本增效。

文中所用工具:https://qingflow.com(支持免费试用)

一、打破内外信息差,统一平台高效协作

“信息差”是导致协作效率低的主要原因之一。为打破信息差,轻流供应商协同系统设置内外协作工作台,集中展示相关信息,统一业务操作入口。

外部协作:

通过轻流“外部用户”功能,企业可以批量导入或者链接邀请,将供应商加入系统内,在通讯录中统一管理,并支持对同一个外部用户配置多个应用包、应用的访问权限

为了便利工作,快速上手,轻流供应商协同系统内置“供应商操作台”,将基础数据表以及常用应用按钮,放置在工作台中,供应商登录外部用户账号后,即可实时参与业务协作,查看权限数据

供应商操作台

内部协作:

外部协同效率提高后,内部合作也不能忽视。

除“【供应商】操作台”,轻流供应商协同系统根据业务板块分别设置了“采购台”“询价台”“招标台”“供应商管理”等多个工作台,方便企业内部采购、品质、仓库、财务、法务多部门协作

以采购业务协同为例:

当企业发起采购订单后,相关供应商会收到待办提醒,进行确认并填写发货计划。

发货后,供应商可以在系统内用“打印模版”一键打印发货单,企业收货人员用手机/平板扫码填写收货单,自动生成质检任务。

采购执行进度实时统计,当识别到供应商有交货风险时,采购人员将接收到相关提醒,及时安排调整。

到货后,企业方可以在一个应用内完成“收货”“退货”“入库”“付款”等动作。

供应商发起对账、录入发票,采购方确认后付款并通知供应商。每一笔订单的执行情况都会自动同步在对应的报表中,打开报表即可看到最新的订单情况。

二、分级分类考核,闭环管理供应商全生命周期

轻流供应商协同系统覆盖从供应商注册、准入、考核到淘汰的供应商全生命周期管理,自定义供应商准入流程与绩效考核体系,建立稳定合作生态,提升采购质量。

供应商注册

轻流支持与天眼查对接,供应商在表单内填写完基础信息后,相关工商信息自动查询写入;

供应商准入与考核

企业可以根据供应商的类别自定义设置不同的准入/考核模版,点击后即可进入对应的准入/考评流程。

轻流供应商协同系统内将供应商生命阶段划分为“注册”“合格”“淘汰”,并划分了S、A、B、C不同的等级,每一次的准入/考评结果都将自动同步更新到对应报表视图,方便企业及时了解供应商现状。

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三、整合管理采购需求,严格把控成本支出

要想严格控制成本,提高采购效率,企业要从“需求侧”和“价格侧”两方面着手。

需求侧:合并需求,集中采购

企业内的采购需求源自多个部门,需求信息零散,没有进行整合的话,就可能会导致没有获取最优报价,且拉低采购效率。

轻流供应商协同系统能够实现采购需求的收集、合并、分配、进度同步等管理。企业员工通过点击链接或者扫描二维码即可上报需求。

收集到的采购需求自动生成需求池,支持合并采购需求(企业可以自定义需求合并规则),生成采购任务。

采购人员受理采购任务后,可以清晰查看任务来源明细,任务进度实时统计更新。若监控到采购异常动态,及时识别并提醒采购人员采取有效应对措施。

价格侧:多方式寻源,智能比价

轻流供应商协同系统提供采购询价、招标多种寻源方式,企业可以自由配置寻源流程,实现全过程线上化,提升寻源效率,有效控制采购成本。

当供应商完成报价后,企业可以直接查看“最终报价对比”,并从物料维度、供应商维度等分别来看比价表,帮助企业快速获取价格优势,生成内部价格库。

四、可视化分析数据,及时调整规避风险

为帮助企业有效决策,预判风险,轻流供应商协同管理系统内置了多个“统计分析看板”。企业可以结合需要灵活调整报表类型及数据维度。

报表内的数据会根据业务情况实时更新变化,打开看板就能了解最新的情况,若发现走势不对也方便企业及时做出调整,规避风险。

轻流供应商协同管理系统是基于无代码开发平台搭建开发的,因此也具备了灵活易用的特点。企业不仅可以根据实际需求灵活调整修改应用流程,也可以结合业务需要,不断在这一个平台内丰富拓展,搭建更多的应用系统,更全面的满足企业的数字化需求。